Вход
$ 66.62 € 75.38
Успеть всё: секреты тайм-менеджмента

 Фото: pixabay.com

Успеть всё: секреты тайм-менеджмента

Статьи | Четверг, Июнь 14, 2018 17:00

Мы живём в сумасшедшем ритме — встречи, проекты, бесконечные звонки и сообщения. Нам некогда провести время с близкими, пообедать, да и просто перевести дух. Как управлять временем, когда его постоянно не хватает? На этот вопрос «Капиталу» ответили люди разных профессий, которые успевают если и не всё, то многое.

 

Списки и поддержка близких

Наталья Михайлова, психолог-профориентолог:

— У меня со временем особые отношения. Зачастую мне кажется, что его крайне мало. Но если что-то обязательно надо успеть, я успеваю. Волшебство.
Вообще я люблю организовывать, чтобы всё было по своим местам. Мои родители часто повторяли: «Надо вещи убирать, не придётся их искать». Примерно год назад прочла книгу Мари Кондо «Магическая уборка» и убедилась в важности родительской поговорки. У каждой вещи должно быть своё место — это многократно ускоряет её поиски и экономит время.

В вопросах организации времени мне очень помогают списки. При подготовке к любому мероприятию вы найдёте у меня несколько тематических листов с важными пунктами, которые по мере их реализации вычеркиваются. Вообще я люблю обычные бумажные носители. На рабочем месте у меня висит пробковая доска, куда я креплю различные «напоминалки» и те самые списки.

Со мной почти всегда мой планер (еженедельник). Я пробовала разные способы фиксации дел, и этот для меня оказался наиболее удобным. Туда я вношу дела, привязанные ко времени — встречи, консультации, занятия, тренировки. Иногда вношу туда то, что необходимо сделать в определённый промежуток времени. Например, пред занятием у меня есть два часа и за это время мне нужно обработать тест, написать статью для блога и записать пса к ветеринару. Использую именно еженедельник, так как он позволяет увидеть всю неделю целиком, лучше к ней подготовиться и распланировать.

Ещё у меня возле компьютера лежат отдельные листочки с делами, которые нужно сделать, когда будет свободное время или, когда я буду выполнять другую операцию (так называемое контекстное планирование). Есть список и в приложении — там продукты и дела, которые касаются меня и мужа, список синхронизируется между нами. Выполняет их тот, кто оказался на месте раньше.

Ещё я предпочитаю готовиться ко всему заранее. Если выступление будет в среду, то готовые текст и презентация у меня будут хотя бы в воскресенье. Это позволяет работать в спокойном режиме и всегда иметь время на переделку, если это потребуется.
В планировании мне сильно помогает муж. Он успокаивает меня, когда я начинаю метаться, думая, что ничего не успеваю. А ещё он легко берёт на себя домашние дела, если у меня загруз по работе. Так что тайм-менеджмент тайм-менеджментом, но с поддержкой родного человека для меня всё равно проще и приятнее.

 

Авиарежим на земле

Анастасия Водоватова, маркетолог:

— Я привыкла жить и работать в режиме многозадачности. С нынешним темпом жизни очень важно быть мобильным и все успевать. В этом мне помогает несколько вещей:

Список дел. Я составляю ежедневный план, записывая его в ежедневнике. Ключевые задачи на месяц фиксирую на доске. Стараюсь сначала делать самые неприятные дела, а уже после, «съев лягушку», более интересные и легкие задачи. Я получаю удовольствие, когда вычеркиваю завершённое дело или стираю его с доски. Ем слонов по частям — стараюсь разбивать одно большое дело на маленькие и делаю их по порядку.

Будильники. В день у меня звонит по несколько будильников и это не потому, что я не могу проснуться сразу. Ставлю себе будильники с описанием дела, которое должно быть завершено в срок и это помогает мне переключаться на важные задачи, не упуская сроки. Например, будильник «Иди на встречу к 12:30» помогает не опоздать, а будильник «В 16:30 нужно сдать отчет» — максимально собраться и доделать отчет вовремя.

Перевод времени. Чтобы реже опаздывать, я перевела себе часы на 10 минут позже. Обманув себя, я очень быстро об этом забыла и стала пунктуальнее. 

Приоритеты. Делю дела по уровню их важности и исполняю их в этом порядке.

Социальные сети и мессенджеры. Разбила их на рабочие и личные. В личные захожу в свободное время с утра и вечером. В остальное время стараюсь не отвлекаться на лишнюю информацию. Отключила оповещения в большинстве программ на телефоне.

Мои «самолёты». Если что-то нужно срочно и быстро успеть – ставлю телефон в авиарежим, включаю музыку в наушниках и начинаю работать, не отвлекаясь. Коллеги и родные уже знают эту привычку и, видя меня в наушниках с сосредоточенным лицом, понимают, что лучше не отвлекать.

 

Делегируй это

Екатерина Казарина, директор фонда «Счастье детям»:

— Первый и самый важный урок я получила давно — «покупай своё время». Один человек не может всё делать сам, у нас физически ограничены пределы сил и времени. Поэтому я максимально стараюсь всё делегировать — и на работе, и дома. Честно говоря, я не глажу белье, не убираюсь, это делает помощница. Посуду моет посудомоечная машина, стирает — стиральная. Идеальное решение для меня.

Ещё правила, которыми пользуюсь — «съесть лягушку» с утра, «делим слона по кусочкам» и «правило двух минут» — если дело занимает меньше двух минут, выполняю его сразу, не откладывая.

И очень важно поощрять себя за результат работы, тогда баланс между семьёй, личной жизнью и работой сохраняется. В выходные отдыхаю, много гуляю, смотрю фильмы. Мне нужно часто переключаться с одной деятельности на другую, тогда сохраняется тонус и интерес.

 

Чёрно-белый смартфон

Андрей Шавнев, маркетолог и блогер:

— Я живу на два города и помимо основной работы занимаюсь преподаванием, консалтингом, снимаю видео и пытаюсь поддерживать свои блоги. Без тайм-менеджмента никуда. Постоянно работаю над своей продуктивностью и могу поделиться несколькими инструментами.

Двойная скорость для аудио и видео. Подкасты, видео на YouTube позволяют потреблять контент на увеличенной скорости, нужно постепенно повышать скорость и уже через месяц-два такой темп становится привычным. Со скорочтением чуть сложнее, но с опытом вы освоите и эту механику, также позволяет экономить время.

Чёткое краткосрочное планирование. То, что касается рабочих вопросов, это я делаю на раз, помогает опыт. Один из важных навыков хорошего управленца — понимать, сколько каждая задача займет времени, выдавать ей приоритет и встраивать в расписание. Опять же, задачи нужно грамотно делегировать и работать в CRM-системе. Тогда и учет времени, и планирование сильно облегчаются, не нужно помнить каждую задачу и прогресс по ней, робот сам напомнит о важном в нужное время.

Экран смартфона в ч/б режиме. В настройках айфона в специальных режимах можно поставить переход в монохром по тройному нажатию кнопки Home. В течение рабочего дня в телефоне я полностью в ч/б, так не отвлекаешься на цветные картинки в Instagram или соблазнительную ленту Facebook. Это увеличивает продуктивность и сокращает время на взаимодействие с гаджетами.

Режим во всем. Раз в два дня я должен выходить на пробежку, и никакие дела не могут это отменить. Дисциплину я пытаюсь постепенно внедрять во все области жизни. Кстати, это отсекает лишние встречи, когда незнакомые люди хотят нетворкинга или бесплатного совета, не нужно никому отказывать — просто говоришь, где и когда ты бегаешь, если человеку действительно важно откусить кусок моего времени, то ему придётся надеть кроссовки.

Определить время под основные процессы. Утро я начинаю с работы с почтовым ящиком, выделяю на это ровно 30 минут. В идеале за это время в почте не должно остаться писем, которые не отведены или не превращены в задачи. Мессенджеры я проверяю один раз в час, хотелось бы реже, но там большинство рабочих вопросов.

В будущем я бы хотел сделать свое расписание таким, чтобы все повторяющиеся процессы были строго регламентированы и не занимали более половины времени. Вообще дисциплина — ключ ко всему. Из книг, которые вам помогут хотя бы задуматься над выстраиванием таймингов в своей жизни, порекомендую Мураками «О чем я говорю, когда говорю о беге», работы Архангельского и «Как работать 4 часа в неделю» Тима Ферриса.

 

Реальная валюта

Павел Ключников, коуч:

— Я отношусь к тем людям, для которых вопрос планирования времени не является проблемой. Как это произошло – долгая работа над навыком или природные данные – можно спорить. При этом, безусловно, пользуюсь помощниками, которые заметно облегчают мне жизнь.

Первый из них – календарь в смартфоне. 90% встреч я заношу мгновенно, как только узнал о договоренностях. Это позволяет мне в любой момент увидеть мой график на ближайшие 2-3 недели с точностью до часа. К тому же, мы сделали совместный доступ с супругой, и теперь я могу режиме онлайн видеть, как меняются ее планы, а она – мои. Это очень помогает оперативно перестраивать свои планы.

Второй инструмент, опять же, из смартфона – приложение «Напоминание». В него я, как правило, вношу список покупок (которым, опять же, управляем мы вместе с супругой). В нем есть возможность отмечать совершенные покупки и не допустить ситуаций, когда вечером дома оказывается две бутылки молока или две буханки хлеба. Кроме того, иногда пользуюсь им, чтобы составлять список текущих задач по дому.

И третий инструмент – логистический. Я обращаю внимание на места своих встреч и стремлюсь делать их последовательными. Допустим, завершая одну встречу, через 20–30 минут начинать следующую. Или, если мне нужно поработать в офисе, встречи назначаю на другой день.
В целом, считаю тайм-менеджмент полезной наукой, требующей большого внимания с нашей стороны. Ведь единственная реальная валюта в нашей жизни – именно время.

 

Итоги и приятные воспоминания

Сергей Капличный, копирайтер издательства МИФ и автор Telegram-канала «Развивейшн»:

— Сильно всем рекомендую книгу «Джедайские техники» Максима Дорофеева. Она по полочкам раскладывает, как у нас все в мозгу устроено, почему мы ничего не успеваем и что с этим делать. Для меня это было большим открытием.

Как я планирую свои дела? У меня есть приложение Things, в котором я составляю списки и планирую каждый свой день. Все внимательно читаю с утра, помечаю, выполняю задачи, а к концу дня подвожу итоги и радуюсь им. Постарался все задачи разложить на минимальные действия, чтобы не было лениво по ним пробегаться каждый день. Если сгруппировать, то мои итоги состоят из пяти главных пунктов:

Проанализировать выполненное. Смотрю, что успел сделать, а где выпал из контекста. Радуюсь удачам, несделанные задачи либо удаляю, либо переименовываю и назначаю новую дату выполнения.

Обработать почту и мессенджеры. В любом диалоге стараюсь не затягивать с ответом, поэтому в конце дня пробегаюсь по сообщениям и цепочкам писем, чтобы убедиться, что на все просьбы и предложения я успел ответить. Если что-то провисло, то либо отвечаю, либо ставлю напоминание на следующий день.

Просмотреть фотографии и заметки. В течение дня я постоянно что-то записываю в Bear или рабочий блокнот, снимаю фото и видео. Идеи, документы, важные заметки, — всё это легко теряется в груде новой информации. Поэтому мне важно вовремя в этом разобраться.

Спланировать завтрашний день. Заглядываю в календарь, смотрю текущие проекты, планирую дальнейшие шаги. Помогает на следующий день сразу браться за важные задачи.

Записать приятные воспоминания. Периодически с переменным успехом перед сном записываю списки вещей, которые радовали меня в течение дня. Потом ещё приятно удивляюсь, сколько отличных людей/ситуаций встречается каждый день.

И так каждый день. Плюс ещё в воскресенье у меня есть подобная повторяющаяся задача, которая провоцирует меня подводить итоги за всю неделю. Получается, что результаты каждодневной деятельности становятся прозрачнее, я вижу, насколько у меня всё хорошо/не очень хорошо получается и что предпринять дальше. Так и живу.

 

Комментарий эксперта: «Многозадачность — это миф»

Филипп Кузьменко, врач, автор Telegram-канала «Доктор Фил»:

— У врачей, особенно тех, кто помнит принцип работы мозга, термин многозадачности всегда вызывает лёгкую ухмылку. Под термином «многозадачность» подразумевается, что человек в состоянии (без ущерба для производительности) выполнять два или более задач одновременно.

Но правда заключается в том, что наш мозг в один момент времени может быть по-настоящему занят чем-то одним, а всё остальное уходит на второй план.

Это основная задача называется доминантой и одна всегда она, как бы затмевая всё собой остальное (на то она и доминанта). Более того, чтобы мозг полностью погрузился и начал максимально продуктивно работать, необходимо как минимум 20 минут заниматься одним делом.

Да, можно делать определенные вещи машинально, как бы автопилоте, например, бриться или управлять автомобилем, при это думать о чём-нибудь своём. Но если за рулём происходит внештатная ситуация (кто-то выехал на «встречку»), то именно эта ситуация тут же становится доминантой и все мысли «о своём» моментально исчезают, а всё внимание переводится на манёвр уклонения от опасности.

Или если вы, например, пытаетесь разобраться с работой новой кофемашины, читая инструкцию и одновременно смотрите или слушаете лекцию по философии, по которой у вас завтра зачёт, то скорее всего это приведёт к тому, что ваша работа будет крайне непродуктивной. Вам придётся постоянно отвлекаться, то на лекцию, то опять возвращаться к инструкции. Но вот если вы сначала разберётесь в работе кофемашины, а затем поймёте все тонкости философии Канта – дела будут сделаны гораздо быстрее и эффективнее. Получается, что многозадачность — это скорее умение не отвлекаясь быстро выполнять одну задачу, а затем переключаться на другое.

Печальнее всего, что это часто не понимают преподаватели в школах и вузах (даже медицинских), заставляя учеников слушать и записывать лекции на бумагу, когда гораздо лучше было бы предоставить краткий конспект всем желающим после её окончания (сейчас даже печатать ничего не надо – можно в электронном виде), а на самой лекции не отвлекаться на писанину и просто слушать докладчика.
 

Читай также:

Комментарии

Правила комментирования

стартапы