Проектный офис: куда не ступала компания

Два года назад кузбасский интернет-провайдер Good Line столкнулся с проблемой роста: большая и успешная компания, подобно вавилонской башне, начала говорить на разных языках — привычная коммуникация «упала», когда коллектив увеличился десятикратно. Продолжать работать по привычке означало лишь сохранить статус-кво — удержать лидерство, — но для роста пришлось искать резервы. Решение нашли в проектном управлении — практике менеджмента, позволяющей «на берегу» решать, что, в какой срок и по какой цене делают сотрудники, чтобы смело идти туда, куда прежде фирма никогда не ступала.

Чтобы договориться о том, как именно отдельные профессионалы будут развивать бизнес сообща, здесь открыли специальный офис — подразделение, которое сопровождает разработку всех новых услуг и продуктов. Этот коллектив выстраивает методику по советам приглашенного консультанта — известного по работе над разработками LG и Samsung заведующего кафедрой управления инновационными проектами Академии народного хозяйства при правительстве Владимира Первушина.

Так же как правила дорожного движения — это общественный договор о том, как мы передвигаемся в пространстве, так проектное управление представляет собой соглашение о том, как всем вместе двигать фирму вперед и делать новое. Попытки менеджеров выработать регламент самостоятельно, долгие поиски подходящей системы из числа готовых решений привели к тому, что набор правил помог определить консультант с мировым именем. «Любую методику нужно адаптировать под особенности того бизнеса, в котором вы работаете», — говорит руководитель проектного офиса Good Line Анна Семенова.

Проектный менеджмент сегодня — это новая дисциплина управления, которая фиксирует давно накопленное знание. Есть, индустрии, в которых проектирование сложилось стихийно: реклама, производство кино, запись музыкальных альбомов, разработка новых образцов техники для военных. Каждая рекламная кампания, которую организует агентство — это процесс создания продукта, включающий в себя труд десятков узких специалистов вроде дизайнеров и копирайтеров, согласно тому, что захотел клиент и придумал стратег. У рекламной кампании есть четкие коммерческие цели, критерии успеха и конечные сроки. Методологию работы рекламщиков с клиентами придумали агенты с Мэдисон-авеню и с тех пор она является одним из видов менеджмента. Вместе с тем, знания о том, как работать эффективно в середине двадцатого века копили промышленники всего мира, военные и люди искусства.

Что считать проектом?

Проект — это мероприятие развития компании. Разработка вещи, исследование, поездка, акция, разработка документа — все это проекты. Система управления ими — это способность сотрудников выполнять и контролировать задачи одинаковым образом, сказал генеральный директор компании Роман Жаворонков. По его словам, успех настолько большого бизнеса невозможен, если нет понятного способа договориться о целях, сроках исполнения, а также необходимых ресурсах выполнения задач.

Команды, собранные из работников разных отделов, могут вместе работать над нестандартной междисциплинарной задачей — проектом. Каждая такая задумка — это разведка нехоженых троп, которая с равной вероятностью может как изменить профиль всей компании, так и зайти в тупик. В последнем случае авторы и исполнители просто разойдутся по своим рабочим местам и продолжат работу в стандартном режиме.

Как это работает?

У каждого работника есть его функции — те, что указаны в должностной инструкции, а есть компетенции, то есть навыки. Исходя из их уровня, работник может начать новый проект, будучи одновременно исполнителем в начинаниях коллег. Специальная программа рассчитывает затраченное рабочее время и степень участия в тех или иных направлениях помимо основной работы специалиста.

В сущности, менеджеру нужно найти нужных людей и объяснить им, что нужно сделать. Поскольку алгоритмы расчета премий определены, у участников проекта не возникает недопонимания относительно роли друг друга. Дополнительный лифт вертикального роста помогает собственникам находить среди сотрудников неформальных лидеров и даже кадровый резерв.

Как этому учиться?

Прежде всего, нужно научить коллег фантазировать. Проектный менеджмент не нужен организациям, которые не намерены шагать в новые сферы деятельности. Не приживется он и в фирмах, где руководство всю инициативу замкнуло на себя и правит директивами. Предполагается, что руководитель должен самостоятельно ставить цель проекта и разбивать ее на более простые составные части. Ему же предстоит опередить, по каким критериям станет понятно, что цель достигнута, а какие факторы укажут на провал. Генеральному директору остается лишь поддерживать одни идеи и закрывать другие, исходя из общей стратегии компании и соответствия целям вышестоящих в иерархии проектов, тогда как остальные частности решает комитет проектный комитет. Это совет управленцев, которые могут с помощью графов рассчитать, сколько ресурсов потребуется на самые важные подцели.

Начинать вводить такую систему рекомендуют с небольшие группы ведущих менеджеров и постепенно масштабировать ее на большее число работников, ведь нестандартную идею можно ждать даже от стажера. Good Line решает эту проблему многоэтапными тренингами с постепенным усложнением для всех, кто готов учиться, начиная с общего октябрьского собрания в Театре для детей и молодежи.

Что уже сделали?

Проектное управление — это правила жизни, и руководствоваться ими нужно во всем: от разработки новой программы до акции по посадке деревьев. Сейчас Good Line выводит собственную систему проектного управления в свет, представляя наработки внешнему миру, а также распространяет ее на всех сотрудников.

Проектное управление с его дотошной формальностью хорошо помогает тщательно подготовиться ко всему, что может пойти не по сценарию и определить алгоритмы и ответственных, убедились в компании: «Когда мы впервые сажали деревья, это был настоящий проект, в котором были заранее определены все возможные риски: пойдет ли дождь, хватит ли саженцев, не увязнут ли грузовики. И все эти риски случились. Хорошо, что мы заранее заготовили дождевики, продумали транспорт и подготовили деревца. Благодаря этому акция „Дари добро“ удалась», — сказала руководитель службы маркетинга Good Line Анна Водоватова.

Также одним из приоритетных проектов стал запуск сети камер, снимающих дороги городов Кузбасса для сервиса A42.ru «Дороги»: авторы и исполнители этой идеи получили разрешения, закупили аппаратуру и повесили камеры на перекрестках, чтобы пользователи смогли наблюдать за движением. «За два года проектный офис выполнил 130 реальных проектов, которые дали клиентам новые продукты и позволили повысить качество связи. Еще 40 проектов мы делаем сейчас», — сказала Анна Семенова.

Как это будет выглядеть в будущем?

В одной из своих работ Владимир Первушин пишет, что проектное управление может быть полезным в руководстве городами и регионами. Да, чиновники пишут программы развития, под них выделяются бюджетные деньги, но все это неэффективно, поскольку нет общих законов определения целей и их достижения.

«Эти программы представляются в виде перечня мероприятий, которые слабо привязаны к стратегическим целям, достижение которых они призваны обеспечивать, не подкреплены ресурсами. Как следствие, плохо прослеживается влияние каждого мероприятия на конечный результат, существующие административные рычаги работают не в полную силу. Управление финансами и их распределение осуществляются таким образом, что трудно или невозможно проследить их отдачу», — говорит автор принятой в Good Line концепции.

Очевидно, что проектное управление станет обязательным во всех тех сферах интеллектуального труда, куда оно еще не пришло. Во многом эту революцию обеспечивает обилие доступных программ для работы в команде и ведения проектов: Jira, Wunderlist, Basecamp, Omniplan, MS Project, Bitrix24, Megaplan, Trello. Любое из этих приложений подходит как для того, чтобы организовать свадьбу, так и для разработки интернет-стартапа.

В чем заключается выгода?

Обоснование проекта близко к реальности;
Планирование по единым правилам унифицирует процесс реализации;
Стандартные контроль, отчетность, мониторинг реже дают сбой;
Можно оценивать эффективность разных проектов с единых позиций;
Промежуточный контроль позволяет вовремя «пристреливать загнанных лошадей» (проекты), не тратя ресурсы на проигрышные задумки с оправданием «авось получится»;
Четкая система ответственности дает ответ на то, кто и за какой этап отвечает.

Что читать, чтобы войти в тему?

 Дедлайн. Роман об управлении проектами — Том ДеМарко

 Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена — М. В. Ньюэлл

 Практика управления инновационным проектом — В. А. Первушин

 Риск-менеджмент инвестиционного проекта: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям — М. В. Грачева, А. Б. Секерина.

 Управление проектами — Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон.