Как управлять командой мечты: лучшие инструменты для проектной работы

Диаграммы по важным задачам

Александр Минаков, руководитель пресс-службы в Сибирском институте управления:

— У меня был опыт пользования Trello. Его многие хвалят, но мне сервис не очень понравился. Хотя идеология «одна доска – один проект» что-то в себе содержит.

Мне оказался ближе Easy Redmine: там можно адресовать задачу конкретному человеку, причём это мне показалось более удачно организованным, чем в Trello. Исполнитель получает оповещение на почту, а перед дедлайном ему снова приходит напоминание. Задачу можно обсудить, переадресовать. По завершении исполнитель ставит метку, что выполнил, а заказчик, если со всем согласен, задачу закрывает. При этом в Redmine есть диаграмма Ганта по важным задачам: руководитель сразу видит, в какой стадии находится тот или иной проект, сколько времени тратят подчинённые и так далее. Это удобно.

Сервис, который можно доработать самим

Екатерина Титаева, менеджер проектов в агентстве «Мэйк»:

— В управлении проектами мы перепробовали множество сервисов и остановились на Redmine. Этот сервис написан на Ruby on Rails, у него открытый программный код. Это значит, что любой разработчик может его дописать.

Поскольку у нас есть команда программистов, удобно было взять хорошую базу программы и дописать некоторые модули под себя. Сейчас у нас в системе не только управление проектами, задачи, канбан, но и небольшая CRM-система, в которой хранятся данные по контактам и сделкам всех клиентов. Также в нашей системе есть парольник с разными уровнями доступа к данным.

Еще один несомненный плюс Redmine в том, что он бесплатный в использовании. Минус — требуется программист для администрирования сервиса.

Ранее мы попробовали: Мегаплан, AmoCRM, Jira. Jira — очень удобный сервис для проектной работы, но мы изучили его уже после того, как внедрили Redmine и решили на нём остановиться.

От Jira до Google-документов

Марина Семехина, директор по управлению проектами в Digital-агентстве «Атвинта»:

— Как директор по управлению проектами я использую множество инструментов для самых разных целей. Конечно, главное сокровище — это порядок в голове, но с современными инструментами и правда проще, и быстрее структурировать, хранить информацию, а также - делиться ею с теми, с кем нужно в каждом конкретном случае.

Trello использую в небольших командах, где работа идет с одним проектом/продуктом и важно просто оформлять несколько разных «досок» — либо на каждого человека своя «доска», либо на определенный тип или статус задач. В рамках задач «Кафедры Good Line» мы с коллегами работаем именно в Trello. Один из плюсов: ничего лишнего и компактно отображается в телефоне. И он красивый.

Проекты Good Line и проекты Digital-агенства «Атвинта» ведутся в Jira. У программы обширный функционал, можно вести учет задач во множестве разных проектов, интегрировать с разным ПО, выгружать разнообразные отчеты, следить за сроками и временем.

Если нужно знакомить студентов с инструментами управления проектами, показываю красивый Мегаплан или Planfix — это на мой взгляд золотая середина — они не такие простые и ограниченные как Basecamp или Trello, и не такие сложные в установке и освоении, как Jira.

Долгосрочное планирование загрузки разработчиков, дизайнеров и менеджеров проектов в Digital-агентстве происходит с помощью облачного сервиса ganttic.
Широко применяем разные сервисы визуализации. Для ментальных карт (быстро и аккуратно показать структуру проекта, сайта, приложения) подходят сервисы типа mindmup.com или coggle.it.

Создать схематичный прототип того же сайта или мобильного приложения, если ты не дизайнер, а менеджер проектов, и тебе важно отразить логику работы, основные разделы и функциональные элементы, помогут также облачные сервисы типа ninjamock.com или moqups.com.

Ну и для различных отчетов я очень активно использую Google-документы: таблицы, формы, рисунки. Здесь можно при необходимости вести и документацию по проектам, и паспорта проектов и сводные отчеты с нужной степенью автоматизации. У нас есть уже отработанные свои шаблоны таких отчетов, и с другой стороны, гибкость этих документов позволяет вносить изменения в форматы и формулы довольно легко и совершенствовать систему контроля показателей.

Для переписки — чат во «ВКонтакте»

Андрей Шавнев, маркетолог «Калина-Малина»:

— Всё, что касается планирования, мы ведем на платформе Битрикс24. Для небольшой команды это хороший выбор из-за того, что до 12 человек она бесплатна.

Есть учет времени и сама работа с задачами организована на Канбан-доске. Поэтому все, что делаешь, можно увидеть в моменте и перераспределять задачи в зависимости от загрузки. Ссылки и прочее также лучше размещать там, если нужен бэк-лог по задаче. Также важно создавать чек-листы и делать проекты, в которых задачи разбиваются так, чтобы сотрудники могли совместно реализовывать их.

Тем не менее, для обмена файлами и переписки мы используем чат во «Вконтакте». Всё дело в том, что вся команда использует в обычной жизни эту соцсеть. А значит, не будет отговорок по типу «не прочитал», «не увидел» и прочее.

В целом я проповедую такой тип работы, чтобы члены моей команды и сами умели ставить себе задачи и решать их — иначе можно утонуть в управлении и контроле. Намного лучше создавать атмосферу, в которой сотрудники развиваются сами и отвечают не только за результаты, поставленные сверху, но и не боятся сами реализовывать свои идеи. Да, есть ключевые задачи — их выполнение важнее прочего. Но и тут, если воспитываешь профессионалов, ты должен помогать им решать задачи, а не стоять за спиной с плёткой.

Для каждого специалиста своя платформа

Ирина Грибанова, предприниматель:

— Я использую в работе Битрикс 24. Платформа позволяет ставить задачи сотрудникам ежедневно и видеть процент их выполнения. Wunderlist удобен для работы с дизайнером: можно прикрепить файлы, сохраняет диалоги с комментариями. Для работы с администраторами сайта и программистами подойдет

Таскер — там есть большое поле для описание задачи, а также Google-календарь и Trello.

Также использую для постановки задач Exel. Он хорошо подходит для постановки задач маркетологам. Все задачи можно разделить по книгам — БРК/МРК, Клиентский сервис, работа со школами и проч. Есть процент выполнения, комментарии.

Платформа на базе 1С и соцсети

Ольга Малаховская, специалист по связям с общественностью сети универсамов «Бегемот»:

— Мы разделяем принцип бирюзовости в построении бизнеса. Уделяем большое внимание созданию безопасной и спокойной атмосферы. Поэтому у нас нет и никогда не было ежедневных планерок и собраний. У нас приветствуется, но не является жестко обязательным предоставление ежемесячных планов и отчетов. Некоторые наши отделы работают вообще без руководителей. У нас нет KPI, за невыполнение которых сотрудники наказываются и лишаются заработной платы.

Общаемся между собой в корпоративном чате, группах в мессенджерах, через электронную почту. С магазинами мы держим связь посредством собственных программных разработок, сделанных сотрудниками нашего Отдела информационных технологий на базе 1С. Это нужно в первую очередь для того, что не забыть и не упустить их проблемы: что-то починить, прикрутить, заказать, привезти, сделать.